Guía paso a paso para gestionar alumnos y pagos en esta plataforma. Léelo completo antes de comenzar a trabajar.
1. Cómo entrar al sistema
Abre esta página y escribe la contraseña que te entregó el administrador. Si la contraseña es correcta, verás la lista de alumnos directamente. Verás tu nombre en la parte superior derecha como confirmación de que ingresaste correctamente.
2. Entender los estados de un alumno
Cada alumno aparece en la tabla con un estado de color:
Solicitado — el alumno se registró pero todavía no tiene acceso. Debes aprobarlo.
Prueba — tiene 24 horas de acceso de prueba activas.
Prueba vencida — las 24 horas terminaron. Si pagó, actívalo. Si no, espera.
Activo — tiene una licencia anual activa y puede entrar normalmente.
Vencido — la licencia anual expiró. Debe renovar.
3. Aprobar el acceso de prueba
Cuando un alumno aparece como Solicitado: haz clic en su fila para abrir su ficha. Verifica que el nombre y el correo sean correctos. Luego pulsa el botón "Aprobar (24h)". El sistema enviará un correo de bienvenida automáticamente al alumno con las instrucciones de acceso. El alumno tendrá 24 horas para explorar la plataforma.
Si la prueba ya venció, el estado cambia a Prueba vencida. En ese caso puedes usar el botón "Renovar 24h" para darle otro período de prueba. Esta acción no envía correo — si quieres avisarle al alumno, hazlo tú directamente.
4. Registrar un pago y activar la licencia anual
Cuando el alumno ha pagado, haz clic en su fila para abrir su ficha, luego pulsa "Registrar pago y activar". Se abrirá un formulario donde debes ingresar:
Monto: el valor exacto que recibiste (en pesos chilenos).
Fecha: la fecha en que recibiste el pago.
Nota: puedes agregar el número de transferencia u otro dato útil (opcional).
Por qué se registra el monto: ese dato alimenta directamente el resumen de ingresos del administrador y queda en la bitácora de actividad. Sin el monto, el administrador no puede verificar lo recaudado ni cuadrar cuentas. Ingrésalo siempre con exactitud.
Al confirmar, el alumno queda activo por 364 días desde ese momento y puede entrar a la plataforma completa.
4b. Ventas con IVA — cómo registrarlas
En el formulario de pago hay dos opciones excluyentes. Debes elegir una sola:
Sin IVA — venta directa sin boleta ni factura. El monto ingresado es el total recibido. Úsala cuando el cliente paga de forma informal o no requiere documento tributario.
Con IVA — requiere factura / boleta — úsala cuando el cliente necesita un documento tributario. Al seleccionar esta opción aparecerá un formulario adicional. Debes completar obligatoriamente:
· RUT de la empresa o persona natural.
· Razón social (nombre legal del comprador).
· Dirección completa (calle, número, comuna).
· Giro (opcional, pero conveniente para facturas de empresa).
Importante: cuando eliges "Con IVA", ingresa el monto total con IVA incluido (lo que el cliente te pagó). El sistema calcula automáticamente el neto y el IVA 19%.
Al confirmar, el administrador verá en la pestaña Actividad una alerta roja CON IVA — FACTURA PENDIENTE con todos los datos del cliente. El administrador emite la factura o boleta con esa información. Tú no emites el documento: solo recabas los datos y los registras.
5. Activar el módulo Anamnesis
¿Qué es la Anamnesis? Es un módulo de evaluación clínica complementario a la plataforma principal. Permite al alumno registrar y consultar el historial de salud de sus clientes antes de realizar procedimientos estéticos, siguiendo protocolos de seguridad profesional. Es un producto separado con su propio precio y licencia.
La Anamnesis se activa por separado de la licencia principal. En la ficha del alumno, pulsa el botón "Activar Anamnesis" e ingresa el monto y la fecha del pago correspondiente. La licencia de Anamnesis también dura 364 días desde la fecha de activación.
6. Estructura de precios: por qué varían según el mes
La licencia cubre siempre hasta el 31 de diciembre del año en curso. Por eso el precio depende del mes en que el alumno se incorpora.
Enero a junio: el alumno paga el precio anual completo porque accede durante la mayor parte del año.
Julio a diciembre: el precio se calcula en proporción a los meses que restan. Sin embargo, quienes se incorporan en la segunda mitad del año pagan un precio ajustado hacia arriba. Esto existe por una razón concreta: muchos estudiantes intentarían suscribirse solo el último mes antes de sus exámenes finales para estudiar puntualmente y pagar lo mínimo. El precio escalonado desalienta ese uso y hace que la plataforma sea un compromiso de preparación real, no un atajo de última hora. No expliques estos detalles al alumno, simplemente muéstrale el precio del mes correspondiente.
Cómo presentar el precio a un alumno:
Abre la pestaña Precios y selecciona el mes actual en la calculadora. Verás el precio de cada producto. Puedes mostrar esa pantalla directamente al interesado: aparece el monto final sin fórmulas ni recargos visibles. El alumno ve un precio, tú lo registras al cobrar.
Regla de oro: nunca inventes ni negocies un precio distinto al que muestra la calculadora. Si un alumno pide descuento o condiciones especiales, derívalo al administrador.
7. Solución de problemas frecuentes
El alumno dice que no puede entrar desde su celular o computadora:
La plataforma permite un máximo de 2 equipos por alumno. Si el alumno ya usó 2 equipos y quiere entrar desde uno nuevo, debes liberar sus equipos. Para eso: abre su ficha y pulsa el botón "Liberar equipos". Esto pone el contador a cero y el alumno puede entrar desde cualquier equipo nuevamente. La regla de 2 equipos máximos no cambia.
El alumno dice que su contraseña no funciona:
El alumno ingresa solo con su correo electrónico, no usa contraseña. Si no puede entrar, verifica que su correo esté bien escrito en la ficha. Si hay un error tipográfico, infórmale al administrador para corregirlo.
Activé al alumno equivocado por accidente:
Contacta al administrador inmediatamente. Solo el administrador puede revertir acciones o desactivar licencias.